14
Перевод статьи «The Art And Science Of The Email Signature»
Сделать хорошую подпись к своим электронным письмам на самом деле действительно просто, так почему же многие из них сделаны кое-как? Мы стремимся к тому, чтобы наша подпись в email’ах отражала нашу индивидуальность, но чувство меры при этом очень часто притупляется. Вообще, подпись, в представлении большинства, крайне незначительная вещь, однако именно этот блок присутствует в каждом отправляемом нами письме, и – хотим мы того или нет – оказывает влияние на тон нашего общения с бизнес-партнерами, коллегами и т.д.
Цель постановки подписи в электронных письмах – предоставить собеседнику альтернативную контактную информацию, сообщить позицию, которую мы занимаем в компании (в случае коммуникации через корпоративную почту), а также служит своеобразной электронной визитной карточкой – позволяет не потеряться в нашем бурном мире. Более нет надобности говорить о важности email-подписи, поэтому сразу перейдем к нескольким простым советам, которые помогут создать стильную подпись, которая будет работать на вас.
БЫТЬ КРАТКИМ
В первую очередь надо обратить внимание на поле «От» и убедиться, что получатель видит корректно написанное имя, а не псевдоним, который неблагоприятно влияет на ваш профессиональный имидж. Если нет возможности использовать корпоративный адрес (например: steve@misterstevenson.com), то стоит завести ящик хотя бы на @gmail.com, а перед «собакой» написать “steve.stevenson@”, а не stevies747@”. Практически каждый адресат, не говоря уже об анти-спам программах, сочтут письмо с подобного адреса stevies747@hotmail.com достойным уничтожения без прочтения.
Убедитесь, что ссылка на ваш сайт в подписи работает, многие программы автоматически преобразуют адреса сайтов в гиперлинки, однако далеко не все. Вместо того, чтобы поставить гиперссылку на слова «Мой сайт», предпочтительнее помещать полный URL-адреса, так даже в случае если ссылка не будет работать, у получателя есть возможность скопировать ссылку в адресную строку браузера.
И еще: не стоит делать слишком объемную подпись, которая по «длине, ширине и высоте» будет значительно превышать объем самого письма. Просто укажите, кто вы такой и как с вами связаться.
Убедитесь, что в подпись включено:
- Ваше имя и фамилия,
- Название вашей компании и наименование вашей должности,
- Контактная информация для связи с вами.
Нет необходимости включать десяток различный способов связаться с вами. Здесь, как и в вебдизайне, «чем меньше, тем лучше». Кроме того, указывая 1-2 варианта для связи с вами, вы демонстрируете, что именно эти 1-2 способа являются предпочтительными для вас. Совет: идеально, когда в подписи 2-3 строки, каждая из которых содержит до 72 знаков (многие почтовые приложения ограничивают длину строки восьмьюдесятью символами, и длинные строки в подписи будут некорректно разбиваться).
—
Steve Stevenson, Web Designer
www.misterstevenson.com | steve@misterstevenson.com
Кратко, но в соответствии с правилами:
В некоторых европейских странах существует стандарт, по которому, если вы отправляете письма от имени официально зарегистрированной компании, в подпись письма должны обязательно быть включены дополнительные данные, как то: идентификационный номер компании, юридический адрес, ИНН и т.п.
Для российских компаний таких правил не существует, но если вам захочется взять это на вооружение – пожалуйста.
—
Steve Stevenson, Web Designer
www.misterstevenson.com | steve@misterstevenson.com
55 Main Street, London, UK, EC2A 1RE
Company number: 12345678
Не надо включать в подпись:
- Персональный Twitter, личный Skype и т.п. (указать же корпоративные аккаунты – вполне приемлемо, это может помочь тому, кто по каким-то причинам не имеет возможности воспользоваться почтой в тот или иной момент)
- Домашний адрес или телефон (только если вы не желаете получать звонки ранним утром – еще затемно — от партнеров из других стран);
- Адрес вашего персонального сайта;
- Случайные цитаты (если вы точно знаете, что «Ждем тебя, веселый гном» не обидит никого из ваших друзей, то о партнерах, с которыми вы лично не знакомы, такой уверенности быть не может);
- Список всех ваших профессиональных и личных достижений, как это сделано в вашем резюме.
 |
Steve Stevenson, Web Designer web: www.misterstevenson.com blog: blogspot.celebritiesneedhelp.com email: steve@misterstevenson.com |
|
| home: 613.555.2654 home (wife): 613.555.3369 work: 613.555.9876 cell: 613.555.1234 55 Drury Lane |
Правда, не надо так делать…
КАРТИНКИ И ЛОГОТИПЫ
Самое главное: вся подпись, целиком и полностью, не должна быть картинкой! Конечно, подпись-картинка будет выглядеть именно так, как вам хочется, однако это совершенно не практично. Мало того, что картинка утяжелит вес письма, дополнительные картинки повышают риск того, что письмо будет автоматически отправлено в спам еще до его открытия, и с картинки невозможно скопировать информацию (если кто-то забыл).
Вообще, к использованию каких бы то ни было картинок в email надо подходить с большой осторожностью. Если вы все же решили использовать картинку, убедитесь, что она достаточна компактна как по весу, так и по размеру. Также необходимо убедиться, что сама картинка и ее пропорции гармонично сочетаются с остальными блоками подписи. 50х50 пикселей – это уже слишком много для любого логотипа. И если вы рассчитываете быть принятым всерьез, пожалуйста, не используйте анимированные картинки – танцующие собачки и искрящиеся радуги категорически не уместны.
Многие почтовые клиенты отправляют картинки из тела письма во вложенные файлы. Так что подумайте, прежде, чем делать подпись полностью в виде картинки.
Самый лучший способ включить картинку в подпись – предварительно сохранив ее в сети и использовать полученный URL. Например, загрузите картинку (лого) сюда http://www.example.com/uploads/logo.gif. Затем разместите картинку в подписи, путем постановки вот такого кода в в HTML вашей подписи:
<img src=»http://www.example.com/uploads/logo.gif« width=»300″ height=»250″alt=»example’s logo» />
НЕ БУДЬТЕ ПИЖОНОМ
Будьте осторожны при использовании электронных визиток
Электронные визитки одновременно и лучший способ представить информацию о себе, и источник дополнительный килобайтов к вашему посланию, тем более что эл. визитки присоединяются к отправляемому письму в качестве вложения. Многие советуют не использовать в качестве email-подписи визитки, поскольку радость от получения полной информации с первым письмом может обернуться горьким разочарованием, если эта полнота информации будет приходить на почтовый сервер из раза в раз. Кроме того, присоединенная к письму визитка выглядит довольно специфично, и далеко не каждый из неискушенных пользователей знает, что нужно со всем этим делать.
—
Steve Stevenson, Web Designer
www.misterstevenson.com | steve@misterstevenson.com
Если же вы все-таки желаете поделиться своей электронной визиткой, просто дайте на нее ссылку.
Что насчет конфиденциальности?
Если пересылаемые вами письма содержат конфиденциальную информацию, стоит подумать о включении в подпись соглашение о неразглашении, дабы предпринять попытку защитить информацию от хищения или утечки. Однако самым надежным способом защиты от происков джулианов ассанжей остается – отказ от пересылки подобной информации по электронной почте, поскольку всегда существует риск попадания информации к третьим лицам.
Также стоит помнить, что слишком длинные соглашения о неразглашении, написанные, как правило, мелким шрифтом, все равно никто не читает. Некоторые крупные компании требуют, чтобы подобные сообщения были включены в каждый отправляемый email, однако если вы работаете в маленькой компании или, более того, фрилансер и не имеете никаких веских причин помещать юридические параграфы в свои письма, то и не делайте этого. Тем более, что многие признаются, что их раздражают и даже бесят длинные «преписки» к, как правило, довольно коротким электронным письмам.
—
Warm Regards & Stay Creative!
Aidan Huang (Editor)
——————————————-
Onextrapixel
Showcasing Web Treats Without Hitch
web . http://www.onextrapixel.com
twi . http://twitter.com/onextrapixel
———————————————————————————
This email and any files transmitted with it are confidential and intended solely for the use of the individual or entity to whom they are addressed. If you have received this email in error please notify the sender. This message contains confidential information and is intended only for the individual named. If you are not the named addressee you should not disseminate, distribute or copy this email. Please notify the sender immediately by email if you have received this email by mistake and delete this email from your system. If you are not the intended recipient you are notified that disclosing, copying, distributing or taking any action in reliance on the contents of this information is strictly prohibited.
—
This email and any files transmitted with it are confidential. If you have received this email in error please notify the sender and then delete it immediately. Please note that any views or opinions presented in this email are solely those of the author and do not necessarily represent those of Company. The recipient should check this email and any attachments for the presence of viruses. Company accepts no liability for any damage caused by any virus transmitted by this email.
Company may regularly and randomly monitor outgoing and incoming emails (including the content of them) and other telecommunications on its email and telecommunications systems. By replying to this email you give your consent to such monitoring.
*****
Save resources: think before you print.
Не отказывайтесь полностью от своей индивидуальности
Хотя подпись к электронным письмам и должна быть, как мы уже уяснили, эталоном лаконичности, это вовсе не означает, что она должна быть скучной и унылой.
Посмотрите примеры того, как некоторые дизайнеры находят оптимальный баланс между предоставлением личной и контактной информации.
—
b: http://superfluousbanter.org
m: +1 234 567 8901
i: superfluouschat
k: h = home, w = work, b = blog, m = mobile, i = aim, k = key
—
With optimism,
Dmitry Belitsky
///////////////////////////////////////////////////////////////////
/// Matthias Kretschmann /// krema@xxxxxxxx.xx ///
/// freelance designer & /// www.kremalicious.com ///
/// photographer /// www.matthiaskretschmann.com ///
///////////////////////////////////////////////////////////////////
/// media studies / communication science & art history///
/// MLU Halle-Wittenberg///
///////////////////////////////////////////////////////////////////
HTML?
Если есть возможность, старайтесь избегать HTML-форматирования. Разные почтовые клиенты абсолютно по-разному, порой совершенно непредсказуемо, воспроизводят HTML.
—
carole guevin . editor
//// design + digital culture magazine
//// http://netdiver.net
—
Rene Schmidt — Berater für Web-Entwicklung & eCommerce,
Linux-Webserver-Systemadministration & Web-Programmierung
Vordamm 46, 21640 Horneburg; http://www.reneschmidt.de/
Tel: 0123.456.7.890; Skype: reneATreneschmidt.de
Steuernummer 43/141/09180; USt-IdNr 219014862
——BEGIN PGP SIGNATURE——
Version: GnuPG v1.4.9 (MingW32)
Comment: Using GnuPG with Mozilla — http://enigmail.mozdev.org/
iEYEARECAAYFAktit8sACgkQucSanG9drm2ZYACggIeQST/C226LIsd/czEmrnrR
TjUAniVPXI2lkA68fy3n+nUawdAE1nJ/
=+vZR
——END PGP SIGNATURE——
В случае если же отказаться от использования HTML вы не в состоянии, постарайтесь быть как можно более проще:
- Перепроверьте и убедитесь, что составленная в HTML подпись, все еще по-человечески выглядит в формате обычного текста.
- Используйте черный шрифт стандартных размеров, избегайте использования огромных букв и всей доступной цветовой палитры.
- Не используйте CSS.
- Используйте только популярные веб-шрифты.
- Включаете в подпись лого? Предварительно убедитесь, что подпись не слетает и выглядит прилично, джае в случае, если по каким-то причинам логотип не загрузился или заблокирован.
- Проверьте, как выглядит та же подпись при пересылке сообщения, все ли строки отображаются корректно.
- Не бойтесь экспериментировать со своей email-подписью, некоторые, например, используют динамически меняющиеся картинки и т.п.
ОТДЕЛИТЬ ПОДПИСЬ ОТ КОНТЕНТА
Подпись должна быть отделена от текста письма, причем так, чтобы это было очевидно. Можно использовать простые пробелы, или провести «демаркационную линию» с помощью знаков —–, ======, или _______ .
—
———————————-
Dan Oliver (editor)
.net magazine (www.netmag.co.uk)
———————————-
Twitter: danoliver
Email: dan.oliver@futurenet.com
Phone: 01234 56789
———————————-
Address for deliveries:
.net, Units 1 & 2 Cottrell Court,
Monmouth Place, Bath, BA1 2NP
———————————-
- — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - -
Elliot Jay Stocks
Elliot Jay Stocks Design Ltd.
Registered in England & Wales #1234567
- — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - — - -
###
Cheers,
-Dan
Vennlig hilsen
Lars Bæk
Byråleder & Tekstforfatter
……………………………………………
Оценить пост
(5 голосов, средний: 4,60 из 5)
Загрузка ...Также интересно прочитать:
Как потратить 2 000 000 рублей на рекламную кампанию за 1,5 миллиона
Эй, босс, повысь-ка мне зарплату
Парадный портрет на статистическом фоне, выполненный в опросной технике
Загрузка ...